Фактури и вземания

Фактури и вземания: суми, светофар за просрочените и списък.

Преглед

Менюто Фактури започва с четири суми: Отворени, Просрочени, Падеж до 3 дни и Платени. Под тях са таблиците с филтри Всички / Отворени / Просрочени / Чернови / Платени. Колоната Статус показва с цвят дали фактурата е в срок, просрочена и с колко дни.

Нова фактура

1. Най-лесно: от страницата на поръчката натиснете Фактурирай поръчката. Фактурата се създава като чернова с данните на клиента, маршрута, цената и срока за плащане от поръчката.
2. Или от Фактури → Нова фактура: изберете Документ (Фактура или Проформа), по желание Поръчка, от която да се попълнят клиентът, маршрутът, цената и срокът, и натиснете Създай чернова.
3. Проверете реда (описание, количество, единична цена) и данните на клиента.
4. Издайте фактурата. Тя получава следващия номер и вече не се променя.

Чернова на фактура: доставчик, клиент, дати, ДДС режим и редове.

Върху черновата редактирате датите (издаване, дата на данъчното събитие, падеж), ДДС режима, Бележки и редовете — с Добави ред добавяте още. Докато фактурата е чернова, можете да я променяте или изтриете.

Внимание

Преди първата издадена фактура попълнете данните на вашата фирма (име, адрес, ЕИК) в Фирма и екип — без тях фактурата не се издава. Попълнете и банковите данни: когато ги има, IBAN и банка се печатат на фактурата.

ДДС

Системата начислява ДДС 20% за клиенти от България. За клиенти от ЕС със ДДС номер се прилага обратно начисляване, а номерът се проверява във VIES. Така избягвате грешно начислено ДДС.

Издадена фактура

Издадена фактура: доставчик, клиент, редове, суми, изпращане и плащания.

• Печат / PDF — изтегляне или печат.
• Кредитно известие — коригира издадена фактура (издава се ново известие, фактурата не се трие).
• Отпиши — маркира вземане като несъбираемо.
• Изпратено по имейл — изпращате PDF на клиента и копие на счетоводителя (вж. по-долу).
• Плащания → Запиши плащане — отбелязва получена сума: Сума, Дата, Начин (например банков превод) и Бележка. Частично плащане оставя остатък в Дължимо.

Записване на плащане по фактура.

Изпращане по имейл

Картата Фактури по имейл на страницата Фактури (отваря се със стрелката вдясно) включва автоматично изпращане при издаване:

• Пращай на клиента при издаване — фактурата, проформата или кредитното известие отиват като PDF към имейла на клиента.
• Пращай копие на счетоводителя при издаване — до пет адреса в Имейл на счетоводителя (проформите не се копират).
• Отговорите да идват на — адресът, на който клиентът отговаря.

По подразбиране всичко е изключено. Включете го, когато клиентът е съгласен да получава електронни фактури. Всяка фактура може да се изпрати и ръчно, на избрани адреси, от блока Изпратено по имейл.

Настройки за изпращане на фактурите по имейл.

Проформа

Проформа е предварителен документ без номерацията на фактурите — удобна за предплата или когато клиентът иска документ за одобрение. От нея по-късно се издава фактура.

Просрочени вземания

Фактурите, чийто падеж е минал, се виждат в Просрочени и в Иска внимание на началния екран. Сумата на просрочените е изписана с червено; фактурите с падеж до 3 дни — с оранжево.